Semnarea electronica a documentelor de munca vine cu numeroase avantaje atat pentru angajati, cat si pentru angajatori. Cele mai importante avantaje se refera la eficientizarea relatiilor de munca si eliminarea cheltuielilor cu manipularea documentelor pe hartie.
Iata ce trebuie sa stie angajatorii care vor sa implementeze semnatura electronica pentru documentele emise de departamentul de resurse umane
Codul muncii prevede posibilitatea semnarii electronice a CIM-ului. Intrebarea este daca s-ar putea folosi o adresa de e-mail personala a fiecarui salariat.
Referitor la utilizarea semnaturii electronice pentru contractele individuale de de munca, acte aditionale la acestea si pentru alte documente din domeniul resurselor umane Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare prevede la art. 16:
Atentie însa, la art. 16 alin. (1^6) se prevede ca ”angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca”.
Dupa cum rezulta din aceste prevederi legale, Codul muncii nu reglementeaza modul in care se realizeaza din punct de vedere tehnic implementarea semnaturii electronice la nivelul angajatorului si a angajatilor sai.
Astfel, atata timp cat se utilizeaza una din categoriile de semnaturi mentionate in textul legii, fiecare angajator este liber sa implementeze cea mai la indemana solutie tehnica.
Apreciem ca procedura privind utilizarea semnaturii electronice in societate ar trebui sa fie descrisa in Regulamentul intern si acolo puteti prevedea ca se pot utiliza, pentru implementarea solutiei tehnice de aplicare a semnaturii electronice, atat adresele de posta electronica de serviciu, cat si adresele de posta electronica personale, pentru salariatii care nu au adrese de serviciu si care sunt de acord sa utilizeze adresa personala pentru acest scop. In acest fel, prin regulamentul intern este adus la cunostinta salariatilor modul in care este implementata si functioneaza la nivelul societatii semnarea electronica a documentelor.
De asemenea, ar fi recomandabil ca fiecare salariat sa-si exprime in scris acordul cu privire la utilizarea adresei personale de posta electronica pentru implementarea solutiei tehnice de semnatura electronica, urmand ca acest acord sa se regaseasca la dosarul de personal.
Mircea OLTEANU